2011 Billabong ISA World Surfing Games

Playa Venao, Panama: 25 de junio - 3 de julio

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                                                         INVITACION OFICIAL

Anfitrión/Organizador: Surf Box
Sancionado por la International Surfing Association  

CONTACTOS IMPORTANTES

PROGRAMA DEL EVENTO   (Sujeto a cambios)

* El programa está sujeto a cambios, contacta a la ISA para confirmar la cita de registro.

ACTUALIZACIÓN DE LA SEGURIDAD DEL EVENTO

La ISA ha ordenado al organizador del evento en Panamá, Surf Box, para que brinde un plan profesional de seguridad a ser aprobado por la ISA.  Surf Box contratará una compañía con experiencia en brindar seguridad en grandes eventos. Un repaso sobre dicho plan será brindado en la reunión de Team Managers. La ISA asegura a todos los miembros que la seguridad de los atletas y oficiales es nuestra preocupación número uno.

TAMAÑO DE LOS EQUIPOS

Fecha final de inscripción: 24 de junio de 2011 a las 6:00pm

La confirmación del equipo, el pago, la lista de atletas sembrados, y toda la documentación debe haberse entregado a la ISA antes del 24 de junio de 2011 para participar en el Billabong ISA World Surfing Games 2011.
 
El tamaño del equipo es el siguiente:

• 4 Open Hombres
• 2 Open Damas
• 2 Open Longboards
• Suplentes, Oficiales de Equipo y Otros Participantes es decisión de cada equipo

TARIFAS DE INSCRIPCIÓN

La actual tarifa para inscribirse es de USD$175 por inscripto. Dicha tarifa está sólo disponible para todos los pagos de inscripciones realizados antes de la fecha de cierre. El programa de inscripciones completo es el siguiente:

Los beneficios del registro incluyen:

1. Acceso a comunicaciones oficiales de la ISA antes y durante el evento
2. Invitaciones a ceremonias oficiales del evento
3. Cobertura de seguro limitada mientras participen en el evento
4. Transporte oficial como:
   • Hospedaje de/a eventos oficiales y reuniones
   • Hospedaje de/a la localidad del evento
5. Participación en el Desfile de Países y Ceremonia de Apertura Oficial
6. Acceso a descuentos especiales para hospedaje, comida y vuelos si se ha negociado por parte del anfitrión
7. Camiseta Oficial del Evento.
8. Bolsa de Regalo con el Libro de Reglas Oficial ISA, Programa del Evento, Poster Oficial y otros regalos
9. Acceso a los aéreas exclusivos para los equipos en la playa
10. Agua y snacks en la playa

La política de la ISA es de juntar los pagos para cada participante para todos los que estén asociados con el equipo y además para las personas que quieren obtener todos los beneficios de inscripción. Esto puede incluir todos los entrenadores y oficiales, staff medico, traductores, prensa, miembros de la familia y amigos que quieran credenciales VIP.

PROGRAMA DE PAGOS DE INSCRIPCION

• Los equipos pagarán USD$175 por inscripto si el dinero es recibido antes del final del 14 de junio de 2011.
• Los equipos pagarán USD$200 por inscripto si el dinero es recibido entre el 15-23 de junio de 2011. 
• Los equipos pagarán USD$225 por inscripto si el dinero es recibido en el lugar del evento el 24 de junio de 2011 (USD y tarjetas de crédito solamente, no se aceptarán cheques). 

La ISA sólo aceptará USD en efectivo,  o tarjeta de crédito para pagar en línea por medio de la ISA Store, durante el Registro del Equipo y durante el evento. Por favor trae la cantidad correcta

A tener en cuenta: 

• Se cobrará inscripciones por cada miembro del equipo, managers, entrenadores, traductores, staff médico, medios del equipo, fans y otros.
• Todos los participantes tienen que someter una FORMA DE INDEMNIDAD firmada.
• Un surfista que compite en más de una división debe pagar una inscripción por cada división.
• Los suplentes deben ser identificados y deben pagar antes del cierre de las inscripciones para tener derecho a participar en el evento.

DEUDAS PENDIENTES:
A una nación se le puede negar la participación si tiene un balance de deuda con la ISA. Por favor contacten a la Coordinadora de Operaciones, Anne Tuite, annetuite@isasurf.org para verificar su balance.

REQUSITOS PARA LA INSCRIPCIÓN

Las inscripciones tendrán lugares durante el 22, 23 y 24 de junio. Por favor revisen los requisitos de inscripción.

1. Lista completa con los nombres de los participantes y su cargo o división. Por razones de seguridad, la ISA tiene que recibir los nombres e información de contacto para todos los atletas, coaches, managers, entrenadores, familia y amigos. Los atletas tienen que ser listados en su orden “Seeded.”
2. Información de su Hospedaje y Viaje esto incluye su llegada, salida y lugar de hospedaje. 
3. Pasaportes – Todas las nacionalidades y edades tienen que ser verificadas. El pasaporte y una copia del mismo es requisito de la inscripción.
4. Athlete Bios biografías de los atletas.
5. Therapeutic Use Exemption forms.  Este documento puede ser enviado por e-mail o fax a las oficinas de la ISA antes del evento. Es la exención por uso terapéutico.
6. Formulario de Indemnizacion para cada participante. Cada persona inscrita tiene que firma y someter un Formulario de indemnización.
7. Codigo de Conducta- los formularios deben estar completos y firmados.
8. Lista con los correos electrónicos de los participantes.
9. Arena: 2.5  litros de arena seca de las playas de su país para la ceremonia “Sands of the World.”  Etiqueta en el contenedor con el nombre de su país y el nombre de la playa.
10. Bandera Nacional.

INFORMACION GENERAL

Representación
Un competidor debe solamente representar un país, si es que éste consta con un pasaporte o certificado que declaren la elegibilidad por el país. Una vez que un competidor ha surfeado por un país en cualquier evento de la ISA, él/ella generalmente no debe surfear por otro país en otro evento internacional sancionado por la ISA. Si un atleta es aceptado para competir por una segunda nación basado en las condiciones establecidas en el Párrafo b de las Reglas a seguir destacadas adelante, él/ella no debería volver a representar a su país de origen.

La ISA SÓLO aceptará un pasaporte válido del país que el atleta está representando como prueba de nacionalidad para la participación en el Campeonato Mundial. La única excepción será la presentación de documentos de identificación emitidos por el Gobierno nacional del país que claramente demuestran la “nacionalidad o ciudadanía”. Nota: Si dicha identificación muestra lugar de nacimiento pero no nacionalidad ni ciudadanía del atleta, no será aceptado, ya que el lugar de nacimiento no es necesariamente razón de ciudadanía en varios países.

La ISA no aceptará ninguna otra forma de documentación para la verificación de la nacionalidad. Esta regla se ha implementado inmediatamente y se ha actualizado en el libro de reglas de la ISA.

Una vez que un competidor ha surfeado para un país en un evento de la ISA, no podrá surfear para otro en un futuro evento de la ISA. Si a un atleta se le permite representar una segunda nación basada en las condiciones establecidas en el párrafo b del “By-Laws to rule” detallado abajo, éste no podrá volver a competir representando a su país original. Las excepciones especiales pueden ser consideradas, de todas formas, luego de una presentación ante el Comité Ejecutivo, por lo menos tres meses antes del comienzo de cualquier evento sancionado por la ISA. El pedido de la excepción debe hacerse de forma escrita por medio de la federación afiliada al Comité Ejecutivo por medio de las oficinas centrales de la ISA, con copias certificadas de toda la documentación relevante (pasaporte, cartas de la organización local deportiva, etc) acompañando las presentaciones. *Por favor revisa el libro de la ISA en “By-Laws”.

Test Anti Doping
El test anti doping seguirá las líneas del Comité Olímpico Internacional, y será realizado durante los días finales de la competencia. Todos los finalistas, más tres (3) pruebas al azar, se llevaran a cabo.  Para ver una lista actualizada de las sustancias prohibidas, puedes ingresar al website del COI www.wada-ama.org.

Visas y Pasaportes
Por favor chequea con tu agencia de viaje o tu Oficina de Asuntos Internacionales los requisitos de visa y pasaportes. El anfitrión ha proveído una lista de los países que pueden llegar a requerir visas.  Haz click AQUÍ para ver la lista.

Vacunas de viaje
Por favor contacta a su Ministerio de Relaciones Exteriores para asegurarse de esta información.

Seguro de viaje
La ISA recomenda fervientemente que cada equipo se haga de un seguro de viaje para todos sus participantes. Además, un seguro médico gratis de ha sido ofrecido por el Gobierno de Panamá para extranjeros y panameños viviendo en el exterior que entren a la República de Panamá por medio del Tocumen International Airport.  Esto cubrirá a los participantes que viajan a competir en el WSG 2011 mientras están en Panamá. Por más detalles sobre esto, la ISA invita a los equipos a que revean el documento proveído por el anfitrión.  Click AQUÍ para leer los detalles del seguro de vaije.

INFORMACION SOBRE EL SITIO

La República de Panamá es el país más al sur de América Central, rodeado al norte por el Caribe, al sur por el Océano Pacífico, el Este por Colombia y al Oeste por Costa Rica. Su temprano estatus de país de tránsito permitió que Panamá se convirtiera en lugar de encuentro de culturas de todo el mundo.

Playa Venao es un Beach break con fondo de arena localizado a 30 minutos de Pedasi. Venao atrae casi todos los swells, por lo que las chances de que las olas estén buenas son grandes, incluso si no hay olas en otros lugares. Las olas son mejores con marea media a alta y tienden a cerrar con marea baja. Pero dependiendo de la dirección del swell, la marea baja puede dar buenos tubos.

El lenguaje oficial de Panamá es Español, pero también encontrarás muchas personas que hablan inglés en Playa Venao así como en otras áreas de Panamá. La moneda en Panamá es el Dólar Americano.  Las monedas panameñas son del mismo tamaño valor y metal que las norteamericanas, por lo que ambas son intercambiables. 

El país de Panamá provee una variedad grande de entretenimiento al aire libre y actividades que incluyen pesca, surfing snorkeling y buceo.

PRONÓSTICO DEL TIEMPO

Panamá es conocida por tener clima tropical con dos estaciones durante el año: Soleada y Lluviosa. El Billabong ISA World Surfing Games 2011 debe ver una mayoría de días soleados con lluvias a la tarde. Los equipos deben presentarse preparados con ropa de calidad par alluvia en caso de que el evento sufra de fuertes lluvias. La temperatura del agua es de alrededor de 27° Celsius/ 80° Fahrenheit.  No se necesitan wetsuits, pero el protector solar es muy recomendado.  La temperatura ambiente estará en el rango de 30° a  35° Celsius/86° - 95° Fahrenheit durante el día y 26° degrees Celsius/ 78° Fahrenheit a la noche.

PRONÓSTICO DE OLAS

El evento se ha programado para realizarse en junio/julio en un beach break con muchas derechas e izquierdas que van desde los dos a los diez pies dependiendo de las condiciones del swell. Playa Venao proveerá las mejores elecciones de olas en marea media a alta. La marea baja hará que las olas sean más cortas pero con más tubos, dependiendo del swell.

TRANSPORTE AÉREO

El anfitrión recomienda COPA ya que es una de las más grandes aerolíneas que viajan regularmente a Ciudad de Panamá. COPA ha informado al Anfitrión del Evento que dará un 50% de descuento en el traslado de las tablas, y el código de descuento será brindado a los equipos cuanto antes. Los equipoos deben seguir las instrucciones al reservar para poder recibir el descuento.

HOSPEDAJE

Playa Venao provee varias opciones de acomodaciones en el área de Pedasí y Tonosí. La lista completa con los detalles de contacto pueden ser encontradas AQUÍ. El anfitrión pide a los equipos que coordinen las acomodaciones directamente con el negociador.

Equipos tienen que organizar su alojamiento antes del 1° de mayo para garantizar disponibilidad en el pueblo de Pedasí y Tonosí.  Comenzando el 2 de mayo, los alojamientos no estarán reservados para los equipos y serán disponibles al público.

TRANSPORTACIÓN EN EL LUGAR

Desde/ Hacia el aeropuerto:

La distancia entre el Tocumen International Airport en Ciudad de Panamá y Playa Venao es alrededor de cinco horas en auto o bus.  Los equipos que quieran arreglar el transporte en bus deben anticipar un pago de alrededor de $500 USD para un bus de 30 pasajeros para cada dirección desde y hacia. Se recomienda que los equipos coordinen con otros el transporte en bus para reducir el costo. Haciéndolo así el anfitrión recibirá los itinerarios completos lo antes posible.

Para solicitar el transporte de autobús, los equipos TIENEN QUE MANDAR TODOS LOS DETALLES MAS ABAJO A informationwsg@gmail.com ANTES DEL 31 DE MAYO:
- País del equipo
- Número de personas
- Día y hora de llegada
- Aerolínea de llegada
- Numero de vuelo de llegada
- Día y hora de salida
- Aerolínea de salida
- Numero de vuelo de salida

Pedasí o Tonosí de/hacia el lugar del evento:
La distancia entre los balnearios de Pedasí o Tonosí al lugar del evento es de 30 minutos en auto dependiendo de la acomodación elegida. 

Alquiler de autos
Se recomienda que los equipos alquilen autos para transportarse durante el evento.  El anfitrión ha arreglado tarifas con descuento de parte de Dollar Rent A Car.  Haz Click AQUÍ para todos los detalles en las tarifas con descuentos.

COMIDAS

El área alrededor de Playa Venao (Pedasí y Tonosí) proveerá a los equipos con variadas opciones para cenar.  La mayoría de los hospedajes tienen también desayuno y cena, por lo que se recomienda que se negocie con los hoteles.  Los restaurantes el lugar brindan servicios un tanto lentos, por lo que el organizador del evento sugiere que los equipos coordinen el desayuno y la cena con mucho adelanto.

Habrá vendedores de almuerzo en el lugar del evento, por lo que los equipos tendrán varias opciones para elegir. 

Los equipos podrán también elegir comprar las comidas en ciudades más grandes como Ciudad de Panama o Santiago antes de ir a Playa Venao, y preparando la comida para en una cocina equipada en el lugar rentado.  Tanto Pedasí como Tonosí tienen mercados y almacenes.

PRENSA NACIONAL E INTERNACIONAL

La prensa nacional e internacional citada para este evento les puede ofrecer un valor incalculable. Por favor envié una lista de los contactos principales de prensa en su región a la ISA para que puedan aprovecharse de los comunicados de prensa. También les pedimos que manden cualquier artículo de prensa sobre el evento antes, durante y después del evento a la ISA para que podamos promover el deporte a nuestra audiencia global. Contacten a Pablo Zanocchi ISA Media Manager, al correo electrónico pablo@isasurf.org.

DETALLES SOBRE EL PAGO

IMPORTANTE – Una nación que tenga deudas a pagarle a la ISA acumuladas no podrá competir.

La ISA también acepta pagos por medio de tarjetas de crédito - ISA Store, en el sitio de web de la ISA " ISA Event Registration Fee".

Por pagos en el lugar, la ISA solamente aceptará Dólares Americanos.

Para realizar transferencias bancarias, contacta a la ISA por detalles.

NOS VEMOS EN PANAMA!

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